Generelle spørsmål, tips og triks.

SPM - kan jeg ringe for å få hjelp?

Svar - ja gjerne. Du kan nå oss i vanlig kontortid  (+47) 95827032. 

SPM - Hva vil skje når jeg installerer dette programmet?

Svar - Brukere fortsetter å legge til / slette eller endre avtaler i sine egne kalendere. Dette verktøyet ser på endringer i kalenderen og lager en kopi (av hvert eneste oppføring som legges til eller endres) i GruppeKalender(ne). Når bruker sletter oppføringen, vil verktøyet slette kopien. Den generelle muligheten for å begrense det som skal vises i den felles kalenderen er basert på egenskaper fra avtalen i brukers kalender. 

SPM – Jeg ønsker å publisere GruppeKalendere til intranet som en html side. Er det mullig?

Svar – Ja, skriv dette i dim browser: http://ServerName/public/GroupCalendars/GroupCalendar/

Eksempel: http://Jupiter4/public/GroupCalendars/Sales/

Linken fungerer bare for personer som minimum har lesetilgang.

SPM – Hva med sharepoint integrering?

Svar – Ja, http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/sppt/reskit/c4161881x.mspx

SPM - Jeg har Outlook 2003 og oppføringer vises i gruppekalender, men dette tar tid.

Svar – Outlook 2203 bruke bufret modus som standard. Dette oppdaterer fellesmapper å bestemme intervaller. Skru av bufret modus for å se den virkelige funksjonaliteten til Exchange Gruppe Kalender programvaren. Trykk F9 for å la Outlook oppdatere dine fellesmapper direkte.  

SPM - Hvilken Outlook versjon trenger jeg?

Svar - hvilken som helst versjon. Den kjører på Exchange 2000 eller 2003 server. Du trenger ikke noe i din egen Outlook. Web tilgang fungerer like godt. 

SPM – Vi har et mikset miljø med Entrourage, BES, Outlook og Pocket PC’er. Er dette OK?

Svar – Ja, alle oppføringer som lages med disse klientene vil bli inkludert i gruppe kalendere.

SPM - Jeg liker ikke å installere programvare på Exchange server. Er det trygt og kan jeg fjerne denne uten problem?

Svar - Ja det er trygt. Det to avinstalleringsmuligheter i kontrollpanel / programvare seksjon som vil fjerner de installerte komponenter. Applikasjonen består av bare to filer (gcadmin.exe og Exchgc.dll) ingen andre filer er kopiert til eller erstattet på din server. Før du avinstallerer må du bruke gcadmin.exe verktøyet for å angre konfigureringer utført i steg #2 og #3 for å hindre meldinger i eventlog.

SPM - Hvordan kan jeg endre brukernavnet som vises i avtalene?

Svar - Hvis brukeren har en gyldig verdi i 'Initial' feltet fra "active directory", vil denne verdien vises. Hvis 'Initial' feltet er tomt, blir postboksnavnet til brukeren vist fram i gruppe kalenderen.

SPM - Hvordan kan jeg hindre brukere fra å se bestemte Gruppe Kalendere?

Svar - Service Kontoen du laget (gcadmin) ved installering av programmet er eier av Gruppe Kalenderne. Logg på en arbeidsstasjon med denne service kontoen og start Outlook. Bla deg fram til Gruppe Kalenderne i Fellesmappene og høyre klikk på den Gruppe Kalender du ønsker å begrense rettighetene til. Velg 'rettigheter' og endre 'Default' rolle til 'NONE'. Nå kan ingen se denne mappen så du må legge til de brukere eller grupper som skal ha tilgang. Lese tilgang er tilstrekkelig for disse brukere. 

SPM -  Hvordan kan jeg hindre brukere fra å se bestemt innhold?

Svar - Programvaren tillater spesifisert konfigurering med innstillinger for omforming i steg#1 av gcadmin verktøyet. Sammen med rettigheter på fellesmapper tillater det deg å levere skreddersydd informasjon til dine brukere. De vil bare kunne se hva de trender å se.  

SPM - Jeg endret noen innstillinger, men når jeg ser i den felles kalenderen er ingenting hendt.

Svar - Programmet reagerer bare på endringer i kalendere. Så oppføringer som blir laget eller endret etter justering av innstillinger vil oppfylle de nye kriteriene. Du kan kjøre import rutinen i steg#3 for å tvinge fram en endring på eksisterende avtaler. 

SPM - Vi ønsker å ha felles kalendere for å reservere våre konferanse rom. Vi ønsker å :

• lage en avtale i vår egen kalender
• invitere ressurs kalender som en ressurs ( og se tilgjengelighet)
• sammenligne alle avtaler/bestillinger av våre ressurser i en felles tilgjengelig kalender

Svar - Svaret består av [1] standard prosedyre for å legge til ressurser og [2] prosedyre for å legge alle ressurser til en felles kalender.

        [1]

• For hver ressurs, trenger du å lage en brukerkonto i 'active directory' og gi den en e-postboks i Exchange.
• Logg på med brukernavn og passord til ressursen og sett opp en Outlook profil.
• Åpne Outlook og
• I Verktøy menyen, klikk Alternativer, og klikk så Kalender Alternativer.
• Klikk Ressurs Planlegging.
• Klikk de valg du ønsker.
• Klikk Sett Rettigheter.
• Klikk Rettighet fliken, og klikk så Legg til.
• I Type navnet eller velg fra listeboksen, skriv navnet på hver enkelt person du vil gi rettigheter til, klikk Legg til etter hvert navn.
• Klikk OK.
• I listen med rettighets nivå, klikk Forfatter.

       [2]

• Åpne GCAdmin verktøyet og lag Gruppe Kalenderen i steg#1 hvor du vil liste opp ressursene.
• I steg #2 Velg Gruppe Kalenderen du laget i steg#1 og velg brukernavnet til dine ressurser fra 'active directory'. Trykk 'Koble til'
• I steg #3 Velg brukernavnet til din ressurs og trykk på 'nøkkel' knappen for å la den vise den Grønne boksen som viser at kontoen monitoreres.
• Klienten må booke alle avtaler med beskrevet teknikk: På 'Tilgjengelighet' fliken for en forespørsel til et møte, klikk på 'Inviter andre' for å legge til en eller flere ressurser i ressurs boksen. Vær sikker på at du legger disse til som en ressurs. Hvis du legger de til som Obligatoriske eller Valgfri, blir ikke ressursen automatisk booket.  

SPM - Hvordan linke to forskjellige Exchange servere i forskjellige organisasjoner til felles planer i kalendere? 

Svar - Det er mulig å dele fellsmapper på Exchange servere i forskjellige organisasjoner.
Du kan lese mer her http://www.msexchange.org/tutorials/Configuring-InterOrg-Replication-Tool.html

Så snart du har din replisering på plass, kan begge servere kjøre vår Exchange GruppeKalender programvare for å publisere kalenderinformasjon i disse 'interorg' delte felles kalendermapper. 

SPM - Kan jeg lage en ferieplanlegger med dette produktet?

Svar - Ja det kan du!  Du vil sannsynligvis lage felles kalendere, en for hvert team eller gruppe du kjenner i din organisasjon. Exchange GruppeKalender lar deg knytte mange gruppe kalendere til en enkelt bruker, så det eneste du trenger å gjøre er å lage 'Ferie' kalender og så legge brukerne til denne 'Ferie' kalender. 

Konfigurer så gruppekalenderen i steg #1 av gcadmin verktøyet slik at bare 'Ledig' tid vises.

SPM - Kan jeg  lage et filter i Outlook som bare viser utvalgte typer av avtaler ?

Svar - Ja..
Du kan lage en filtervisning for å se bare 'Ledig' tid også når fellesmappen inneholder oppføringer med 'vis tid som' Opptatt eller Fraværende.
Lage visning er ikke vanskelig hvis du vet hvordan du starter. Dette skulle hjelpe deg i gang:

• I Outlook, bla deg fram til fellesmappen du laget.
• Velg dialogen "Definer visning".

I Outlook 2000 og XP er dette: Vis > Gjeldende visning > Definer visninger.

I Outlook 2003 er det: Vis > Ordne etter > Gjeldende visning > Definer visninger

• Klikk 'Ny' for å lage en ny visning, gi den et navn (Ferie) og klikk OK.
• Trykk på Filter knappen og klikk Avansert fliken for å bygge spørringen som vises i skjermbildet.

• Klikk knappen Legg til i listen og din visning er klar til bruk!
• Nå skal du forsikre deg at alle ser informasjonen i denne ferieplanlegger på den måten du ønsker. Høyreklikk på fellesmappen og velg Egenskaper. Klikk på fliken Administrasjon, og velg i listeboksen Startvisning for å endre denne fra Normal til den visningen du nettopp lagde.

SPM - Kan vi bruke dette som en inne / ute tavle?

Svar - Ja.. knappen  'Overstyr innstillinger' i steg #1 har en avkryssingsboks 'vis BARE borte fra kontoret oppføringer'. Du kan ha la en felles kalender vise bare oppføringer med Borte fra kontoret og en annen som viser bare Opptatt oppføringer. 

SPM - Når en oppføring gjøres i en personlig kalender, er standard ikke 'private' eller ikke 'skjulte'. Er det mulig la disse være standard?

Svar - Ja det er mulig med standard Outlook funksjonalitet. Du trenger bare å følge denne beskrivelsen som en administrator eller en annen person som har tillatelse til å publisere skjema i 'Exchange forms library'(*).

• I Outlook klikk Verktøy, Skjema, Utforme et skjema. - Velg Avtale - OK
• Kryss av for Privat i nedre høyre hjørne. (eller lag alle oppføringer skjult som standard ved å skrive @@@ i tekstfeltet)
• Velg (i menyen som vises i skjemaet) Verktøy, Skjema, Publiser skjema som
• Velg 'Exchange forms library' (du må kanskje lage denne først på Exchange server hvis den ikke er i listen fra før.) 
• Skriv et navn for skjemaet tilsvarende 'Privat_som_standard' og trykk 'Publiser nå' 
• dette skjema er tilgjengelig for alle brukere når de velger Ny - Velg skjema. Det kan også settes som standard.
• I brukers Outlook mappeliste trenger du da å høreklikke kalender og velge egenskaper.
• Velg fliken Generelt og velg skjemaet fra nedtrekkslisten  'når elementer legges inn i mappen, bruk'

(*) Du kan lage Skjema bibliotek i Exchange system manager på server. Ring oss hvis du ikke vet hvordan.

SPM - Når du sender en invitasjon til mange personer, vises hver enkelt møteavtale separat også når alle personer deltar på det samme møtet. Er det en måte å få samlet alle identiske avtaler?

Svar - Ja, det er en innstiling for dette (se generelle innstillinger i steg #2). Du kan sette dette for hver enkelt kalender eller for alle Gruppe Kalendere.

SPM - Jeg har 10 avdelinger og disse har hver en avdelingskalender som er laget med Exchange Gruppe Kalender. Er det en måte å kombinere alle disse til en komplett firmakalender?

Svar - Ja.... I steg #2 av GCadmin verktøyet, koble hver bruker til både avdelingskalender og komplett firmakalender.

SPM - Jeg trenger forskjellig innhold i forskjellige felles kalendere. For eksempel ønsker jeg å se 'Borte fra kontoret' oppføringer i en av mine gruppekalendere, 'ferie' i en annen og  den tredje med alle oppføringer som har "prosjekt X" i emnet.

MERK: Med versjon 1.30 (okt 2005) eller senere er det mulig å ha forskjellige gruppekalendere med unike innstilling med svaret nedenfor gjelder hvis du bare har en og fremdeles ønsker bare en felles GruppeKalender.

Svar - Vis og filter er måten å gjøre dette på. Du kan definere visninger på en mappe hvis du har eierrettigheter (gcadmin) og sette denne som standard for brukerne så de ser hva du ønsker de skal se. 

For å lage en visning:

1-Start Outlook som gcadmin eller annen mappeeier.
2-Velg Fellemapper
3-    OL2000 velg: Vis > Gjeldende visning > Definer visninger.
       OL2003 Vis > Ordne etter > Gjeldende visning > Definer visninger.
4 Klikk Ny og gi den et navn (Visning Borte fra kontoret)
5 velg Dag/Uke/Måned
6 velg Synlig for alle
7 klikk Filter knappen (*)
8 velg avansert fliken
9 velg '"vis tid som" underfelt fra 'Alle avtalefelt' i listen til venstre.
10 Avslutt med å velge 'Fraværende' verdien til høyre.

For å være sikker på at brukere får denne visningen som standard:
11 høyreklikk på Fellesmappen
12 velg Administrasjon fliken
13 velg din visning fra listen (**)

(*) filteret er grunnlaget for visningen. Du kan filtrere på alt som er tilgjengelig i avtalen. For å vise bare avtaler relatert til "Prosjekt X" velger du 'Emne' feltet. Utvalget blir da slik 'inneholder' og verdien 'Prosjekt X'.
(**) det er mulig å definere mange visninger for en mappe. DU kan la brukere velge den visningen de trenger fra den 'avanserte' verktøylinjen i Outlook. Denne viser en nedtrekksliste med alle visninger de har tilgjengelig.

SPM - Jeg trenger en enkel liste med alle avtaler for å skrive ut til vår resepsjonist; (Arrangør, Plassering, Start, Slutt, Emne)

Svar - Igjen er det kraften i Outlook med visninger og filter som brukes til dette (under her) du kan også bruke vårt gratis eksport verktøy for dette.

For å lage en visning:

1 Start Outlook som gcadmin eller en annen bruker med eiertilgang til fellesmapper.
2 Velg den Fells Gruppekalender mappe
3 Outlook menyen alternativer: Vis > Ordne etter > Gjeldende visning > Definer visninger.
4 Klikk ny og gi den et navn (test visning)
5 velg TABELL
6 velg synlig for alle
7 klikk Felt knappen
8 Velg tilgjengelige felt fra 'Alle avtale felt' i venstre nedtrekksliste.
9 Legg til 'organiser' feltet fra den venstre kolonnen til den høyre kolonnen.
10 fjern alle felt unntatt Arrangør, Plassering, Start, Slutt, Emne
11 ordne feltene fra topp til bunn slik rekkefølgen er i steg 10

Nå kan du lage det lett for brukere å velge denne visningen med

VIS > VERKTØY > AVANSERT
Dette vil vise den avanserte verktøylinjen og nedtrekkslisteboksen med alle definerte visninger for denne (felles) mappen.
Brukere kan klikke denne visningen også når de trenger å skrive den ut.

Hvis du kopierer denne visningen og bruker Filter muligheten også, kan du detaljere videre den informasjonen som skal vises. Du kan for eksempel lage etfilter som viser bare avtaler som er Fraværende eller med spesielle nøkkelord i emnet. Brukere kan velge mellom de forskjellige visninger som er definert for den Felles Gruppe kalender mappen, og plukke en visning fra den avanserte verktøylinjen i Outlook.

SPM – Jeg har kjøpt lisens og det er fremdeles avtaler i gruppekalender med demotekst.

Oppføringer merket som: "Please buy a license or undo any Exchange GroupCalendar configuration you did and uninstall the software. This software will stop working soon!" fremst i avtaleteksten

Exchange Gruppe Kalender er et hendelsesdrevet program. Dette betyr at eksisterende avtaler ikke blir publisert til GruppeKalendere hvis de ikke endres. Importknappen kan brukes manuelt for å tvinge de eksisterende avtaler, i brukeres kalender, til å vises i GruppeKalendere.

Admin verktøyet har en “import” knapp som loser dette. Se bilde ved trykk her.
 

SPM - Exchange Gruppe Kalender er ikke akkurat det vi trenger, men det er nære opptil.

Svar - OpusFlow kan tilpasse funksjonaliteten til dine behov. Å lage Exchange og Outlook verktøy ut fra kundens spesifikasjoner er en viktig del av vår forretningsvirksomhet.

SPM - Vi er en Leverandør og ønsker å videreselge Exchange GruppeKalender.

Svar - kontakt oss info(at)itteam24.com for detaljer.